Retenção contratual e caução em obras: como calcular, controlar e devolver

No fim da obra, o empreiteiro cobra "a retenção". O financeiro não sabe quanto é, porque ela foi descontada em 14 medições, com percentuais diferentes depois de um aditivo, e misturada com o desconto do INSS no mesmo campo da planilha. A construtora acaba pagando o que o empreiteiro diz — ou atrasando a devolução por meses enquanto alguém refaz as contas. A retenção e a garantia são cláusulas do contrato de empreitada; os regimes estão em tipos de empreitada.

Três coisas diferentes com nomes parecidos

Retenção técnica

O que é: um percentual de cada medição (frequentemente 5% ou 10%) que o contratante retém como garantia de que o empreiteiro vai concluir o serviço e corrigir os defeitos. É uma prática contratual, comum em obras privadas.

O contrato precisa dizer:

• o percentual e a base (valor bruto da medição);
• se a retenção é corrigida monetariamente até a devolução, e por qual índice;
• as condições de devolução: conclusão do serviço, resolução das pendências de vistoria, entrega de documentos (por exemplo, comprovação de recolhimentos trabalhistas e previdenciários), eventual prazo após a entrega;
• se a devolução é integral ou em parcelas (por exemplo, metade na conclusão e metade após um período);
• se a retenção pode ser substituída por seguro ou fiança.

Garantia contratual

Prestada pelo contratado para assegurar a execução. Na Lei 14.133/2021:

• modalidades (art. 96, §1º): caução em dinheiro ou em títulos da dívida pública, seguro-garantia, fiança bancária e título de capitalização custeado por pagamento único;
• percentual (art. 98): até 5% do valor inicial do contrato, podendo chegar a 10% se justificado pela complexidade técnica e pelos riscos;
• garantia adicional (art. 59, §5º): em obras e serviços de engenharia, exigida do vencedor cuja proposta for inferior a 85% do valor orçado pela Administração, equivalente à diferença.

Em obra privada, o contrato define. Seguro-garantia e fiança têm custo para o contratado (que entra no BDI dele, na parcela de seguros e garantias — ver como calcular o BDI).

Retenções tributárias

O contratante pode ser obrigado por lei a reter tributos do prestador ao pagar. Na construção, a mais relevante é a retenção previdenciária: a Lei 8.212/1991 (art. 31) determina que a contratante de serviços executados mediante cessão de mão de obra, inclusive em regime de trabalho temporário, retenha 11% do valor bruto da nota fiscal ou fatura e recolha em nome da contratada. As regras de aplicação, inclusive para empreitada e as hipóteses de redução da base quando materiais e equipamentos estão discriminados, estão na Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022. Para empresas que permanecem na contribuição sobre a receita bruta, há percentual próprio de retenção.

Podem incidir ainda retenções de ISS (conforme a lei do município) e de outros tributos federais em determinados serviços. As regras mudam por tipo de serviço, município e regime do prestador: defina com a contabilidade a regra de cada contrato antes da primeira medição.

Exemplo: uma medição com todas as deduções

Contrato de empreitada de mão de obra de alvenaria e revestimento, R$ 400.000, retenção técnica de 5%. Medição do mês: R$ 80.000. Suposições ilustrativas de tributos: retenção previdenciária de 11% sobre o valor bruto (sem redução de base) e ISS retido de 3%, conforme a legislação municipal.

Destino de cada dedução:

• R$ 4.000 ficam no saldo de retenção do contrato, a devolver ao empreiteiro;
• R$ 8.800 e R$ 2.400 são recolhidos ao fisco em nome do empreiteiro, com os prazos de cada tributo.

Somar tudo num campo "descontos" é o erro que torna impossível responder, no fim, quanto há a devolver.

Controle por contrato

Para cada contrato, mantenha:

E registre: data e condição da devolução, quem aprovou, documento de quitação.

Quando devolver

Use uma lista de condições objetiva no contrato e confira antes de liberar:

• ☐ serviço concluído e medição final aprovada;
• ☐ pendências de vistoria resolvidas — ver encerramento de obra;
• ☐ documentação entregue (as built, garantias, laudos, conforme o contrato);
• ☐ comprovação de obrigações trabalhistas e previdenciárias do período, se exigida em contrato;
• ☐ prazo contratual cumprido.

Reter além do combinado gera desgaste e pode virar cobrança judicial com correção; liberar antes perde a garantia.

Erros comuns

1. Misturar retenção técnica com tributos no mesmo campo.
2. Percentual aplicado sobre o líquido em vez do bruto (ou o contrário do que diz o contrato).
3. Não corrigir a retenção quando o contrato manda corrigir.
4. Perder o controle depois de aditivos que mudam o valor do contrato.
5. Devolver sem conferir as pendências — e descobrir depois que o empreiteiro não volta mais.

Retenções calculadas na medição

Nos contratos do EVOP, retenções contratuais e cauções são controladas por contrato, e cada medição aplica retenções e descontos automaticamente, com relatório de retenções por empreiteiro. A conta a pagar nasce da medição aprovada, já com as retenções aplicadas. O cálculo de impostos e retenções por fornecedor e por tipo de operação também aparece em contabilidade e fiscal. Veja também boletim de medição.

Quer ver isso funcionando com os números da sua construtora? Solicite uma demonstração.

Perguntas frequentes

O que é retenção contratual de 5%?

É a parcela de cada medição que o contratante guarda como garantia de execução e devolve ao empreiteiro quando as condições do contrato são cumpridas.

Qual a diferença entre caução e retenção?

Caução é uma garantia prestada pelo contratado (em dinheiro, títulos, seguro ou fiança), em geral no início do contrato. Retenção é um percentual descontado de cada medição pelo contratante.

A retenção de INSS volta para o empreiteiro?

Não como pagamento do contratante: ela é recolhida ao fisco em nome do empreiteiro, que a compensa nas suas próprias contribuições.

Fontes e referências

• Lei nº 14.133/2021, arts. 59, 96 e 98 (Planalto)
• Lei nº 8.212/1991, art. 31 (Planalto)
• Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 (Receita Federal)