Duas situações comuns e opostas. Na primeira, toda compra passa pelo diretor: a requisição de R$ 300 de parafusos espera três dias porque ele está em reunião, e a obra compra no balcão do vizinho sem cotação. Na segunda, cada engenheiro compra o que acha necessário, e o financeiro só descobre o compromisso quando a nota chega. A matriz de alçadas resolve as duas — dizendo, por escrito, quem pode decidir o quê.
Para o dono da construtora: se tudo passa por você, a obra espera; se nada passa, o caixa sofre. A matriz de alçadas tira das suas mãos as decisões pequenas e deixa as grandes.
O que é alçada de aprovação
Alçada de aprovação é o limite, por tipo de operação e por valor, dentro do qual um cargo pode autorizar uma despesa ou compromisso em nome da empresa. A matriz de alçadas reúne essas regras num documento único, aplicado igualmente a todas as obras.
O que a matriz precisa cobrir
| Operação | Por que precisa de alçada |
|---|---|
| Requisição de compra | define se a necessidade é legítima |
| Pedido de compra (após cotação) | compromete a empresa com o fornecedor |
| Contratação de empreiteiro | compromisso de valor alto e prazo longo |
| Aditivo de contrato | muda o valor ou o escopo já aprovado |
| Medição de empreiteiro | autoriza o pagamento por serviço executado |
| Pagamento | sai dinheiro do caixa |
| Compra sem cotação ou fora do orçamento | exceção à regra |
Exemplo de matriz
| Operação | Até R$ 5 mil | R$ 5 mil a R$ 30 mil | R$ 30 mil a R$ 150 mil | Acima de R$ 150 mil |
|---|---|---|---|---|
| Pedido de compra previsto no orçamento | engenheiro da obra | gerente de obras | gerente + diretor de operações | diretoria (dois diretores) |
| Pedido fora do orçamento ou sem cotação | gerente de obras | diretor de operações | diretoria | diretoria |
| Contrato de empreiteiro | gerente de obras | gerente de obras | diretor de operações | diretoria |
| Aditivo (por aditivo, acumulado no contrato) | gerente de obras | diretor de operações | diretoria | diretoria |
| Medição dentro do saldo do contrato | engenheiro da obra | engenheiro + gerente | gerente de obras | gerente + diretor |
| Pagamento programado e aprovado na origem | financeiro | financeiro | financeiro + diretor financeiro | financeiro + diretor financeiro |
Valores e cargos são ilustrativos: dimensione pela estrutura e pelo porte da sua empresa.
Repare em dois princípios embutidos:
- Previsto × fora do previsto. O mesmo valor exige alçada maior quando não está no orçamento ou foi comprado sem cotação. A exceção é que precisa de mais olhos, não a rotina.
- Pagamento depende da aprovação na origem. O financeiro não "aprova a compra" de novo; ele confere que a compra, a medição ou o contrato foram aprovados por quem tinha alçada e que o recebimento foi conferido.
Segregação de funções
A alçada só protege se as funções forem separadas:
| Etapa | Quem faz | Não pode ser a mesma pessoa que |
|---|---|---|
| Requisitar | obra | aprova a compra |
| Cotar | compras | escolhe sozinho acima da sua alçada |
| Aprovar | gestor com alçada | recebe o material |
| Receber | almoxarifado | aprova o pagamento |
| Pagar | financeiro | cadastra o fornecedor |
Em construtoras pequenas, nem sempre há pessoas suficientes para separar tudo. Nesse caso, compense com revisão posterior: alguém de fora do fluxo confere uma amostra de operações todo mês.
Fracionamento: o contorno mais comum
Se o engenheiro aprova até R$ 5 mil, uma compra de R$ 14 mil pode virar três pedidos de R$ 4.700 no mesmo fornecedor, na mesma semana. Controles que impedem:
- acumulado por fornecedor e por obra num período (por exemplo, 30 dias), contando para a alçada;
- alçada por pacote (o pedido de "esquadrias do 3º pavimento"), não por nota;
- relatório mensal de pedidos logo abaixo de cada limite.
Exceções e emergências
Obra para por falta de material. A matriz precisa prever a compra emergencial: quem pode autorizar na hora, até que valor, e o prazo para a ratificação pelo aprovador normal (24 a 48 horas). Emergência sem ratificação vira rotina. O percentual de compras emergenciais é um indicador de planejamento — ver planejamento de compras na obra.
Gargalos: prazo de aprovação também é regra
Alçada sem prazo é gargalo. Defina:
- prazo máximo de resposta por faixa (por exemplo, 24 horas até R$ 30 mil);
- substituto quando o aprovador está ausente;
- aprovação pelo celular, para que a decisão não dependa de alguém estar no escritório.
Meça: tempo médio de aprovação por faixa e por aprovador. Se a diretoria aprova 70% das operações e elas representam 10% do valor, a matriz está mal dimensionada.
Exemplo: quanto a matriz tira da diretoria
Numa construtora com quatro obras, os pedidos de compra de um mês:
| Faixa | Pedidos | % dos pedidos | Valor total | % do valor |
|---|---|---|---|---|
| até R$ 5 mil | 210 | 70% | R$ 380 mil | 14% |
| R$ 5 mil a R$ 30 mil | 66 | 22% | R$ 820 mil | 30% |
| R$ 30 mil a R$ 150 mil | 20 | 7% | R$ 1,04 mi | 38% |
| acima de R$ 150 mil | 4 | 1% | R$ 490 mil | 18% |
Valores ilustrativos.
Se a diretoria aprovava todos os 300 pedidos, com a matriz ela passa a aprovar 24 (8%), que concentram 56% do valor. As outras 276 decisões ficam com quem está mais perto da obra — dentro das regras e com rastro.
Revisão periódica
Revise a matriz uma vez por ano ou quando a empresa mudar de porte: valores corrigidos, cargos novos, tipos de operação que surgiram (contratos por demanda, por exemplo). Registre a versão vigente e a data.
Alçadas aplicadas pelo sistema
Uma matriz no papel depende de todos lembrarem dela; aplicada no sistema, ela é a regra. No EVOP, os pedidos (Autorizações de Fornecimento) são aprovados por alçada de valor, inclusive pelo aplicativo; as compras seguem da requisição à aprovação e ao pedido no mesmo fluxo; aditivos de contrato passam por aprovação; medições são aprovadas em fluxo antes de gerar o pagamento; e em contas a pagar os pagamentos são aprovados por alçada, com pedidos e aprovações de autorizações de pagamento. Para o panorama das escolhas na hora de adotar um sistema, veja como escolher um ERP para construtora.
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Perguntas frequentes
O que é matriz de alçadas?
É o documento que define, por tipo de operação e faixa de valor, qual cargo pode aprovar cada decisão — compras, contratos, aditivos, medições e pagamentos.
Como definir os valores de alçada?
Analise a distribuição das operações por valor: a maior parte em quantidade e de baixo valor deve ser aprovada perto da obra; a minoria de alto valor, pela diretoria. Revise anualmente.
Como evitar que a alçada seja burlada?
Controlando o acumulado por fornecedor e por obra num período, aprovando por pacote em vez de por nota e revisando os pedidos próximos dos limites.
